SEPA-Lastschriftverfahren für Ihren Beitragseinzug

 

Ab 1. Februar 2014 wird es mit dem SEPA-Lastschriftverfahren im Euro-Zahlungs­ver-kehrsraum einheitliche Standards und Regelungen u.a. für Überweisungen und Lastschriften geben. Dies hat zur Folge, dass Ihr bisheriger Beitragseinzug per Lastschrift ab diesem Zeitpunkt in der jetzigen Form nicht mehr möglich ist.

 

Für die Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

 

●   Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) für den Verein

    Diese Kennung wird generell benötigt, um am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können. Mit der eindeutigen Gläubiger-ID ist der Lastschrifteinreicher genau zu identifi-zieren. Sie besteht aus 18 Stellen, wobei die Stellen 5-7 individuell durch Sie vergeben werden können.

    Die Gläubiger-ID ist unter dem Link  https://extranet.bundesbank.de/scp/ bei der
Bundesbank zu beantragen.

 

●  Beantragung einer SEPA-Inkassovereinbarung und Freischaltung für das 
    Online-Banking bei der Hausbank des Vereins

Nach der Vorlage der Gläubiger-ID ist eine vertragliche Lastschriftinkassovereinbarung und eine DFÜ-Vereinbarung für die Freischaltung mit Ihrem Kreditinstitut zu treffen.

●   Neue internationale Bank-Kontonummer (IBAN) und Bankleitzahl (BIC)

     Die IBAN und BIC Ihres eigenen Girokontos können Sie Ihrem Kontoauszug ent-
     nehmen.

Die IBAN und BIC können Sie bei Ihrem Mitglied erfragen oder der Rechnung bzw. dem Briefbogen Ihres Geschäftspartners entnehmen. Außerdem kann die Umstellung der Stammdaten von Kontonummer/Bankleitzahl auf IBAN/BIC mit dem „IBAN-Konverter“ (einer Software) durchgeführt werden.

●   Vorliegen eines SEPA-Lastschriftmandates

Das Lastschriftmandat ist schriftlich durch den Zahlungspflichtigen an den Zahlungsempfänger zu erteilen und zu unterschreiben. Der Zahlungsempfänger ist zur Verwendung eines einheitlichen Autorisierungstextes verpflichtet.

Der Mandatstext muss folgende Erklärungen enthalten:

Der Kontoinhaber ermächtigt den Zahlungsempfänger, Zahlungen von seinem Konto mittels einer SEPA-Basis-Lastschrift einzuziehen. Der Kontoinhaber weist seine Bank an, die gezogenen Lastschriften einzulösen.

Folgende Daten der Zahlungspartner sind festzuhalten:

Name des Empfängers, Gläubiger-Identifikationsnummer des Empfängers, Angabe, ob es sich um eine einmalige oder wiederkehrende Zahlung handelt, Name des Zahlungspflichtigen, Name der Bank des Zahlungspflichtigen, IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen.

Das Lastschriftmandat kann z.B. auch in ein Beitrittsformular Ihres Vereins integriert sein.

Das SEPA-Lastschriftmandat gilt unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen; es verfällt jedoch, falls binnen 36 Monaten seit dem letzten Einzug keine Folgelastschrift eingereicht worden ist.

Das Original des SEPA-Lastschriftmandats verbleibt beim Zahlungsempfänger und muss hier mindestens 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug aufbewahrt werden.

●   Nutzung „alter“ Lastschriftmandate

Zahlungsempfänger können bereits schriftlich vorliegende Einzugsermächtigungen weiterhin für SEPA nutzen. D.h., dass keine neuen SEPA-Lastschriftmandate von den Mitgliedern Ihres Vereins eingeholt werden müssen. Dies setzt voraus, dass die Vereinsmitglieder über die Umstellung von Einzugsermächtigungs­lastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften schriftlich informiert werden müssen. Hierbei sind den Mitgliedern

-   der Umstellungstermin,

-   die Gläubiger-Identifikationsnummer        und

-   eine Mandatsreferenz (z.B. Mitgliedsnummer)

mitzuteilen.

Über die Art und Weise dieser schriftlichen Information entscheidet der Zahlungsempfänger = Verein. Eine Zustimmung des Zahlungspflichtigen ist nicht erforderlich; der Zahlungspflichtigen kann jedoch widersprechen.

●   Erstellen von SEPA-Lastschriften und Weiterleitung per Online-Banking

-    Der Zahlungspflichtige ist spätestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum über die anstehende Lastschrift mit Beitragshöhe und Belastungsdaum schriftlich zu informieren („Pre-Notification“); es können kürzere Fristen vereinbart werden. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Information aus.

     Mit dieser Vorabankündigung soll sicher gestellt werden, dass der Zahlungspflichtige für ausreichende Deckung sorgen kann.

-    Bei der Lastschrifterfassung muss angegeben werden, ob es sich um eine Erst- oder Folgelastschrift handelt.

  Erstlastschrift   =  erstmaliger Beitragseinzug im SEPA-Lastschriftverfahren

Folgelastschrift  =  Beitragseinzug in der Vergangenheit bereits mit SEPA-Lastschrift

Durch die genutzte Software werden auch 2 Einzugsdateien im XML-Format erstellt, die im Online-Banking an Ihre Hausbank weiterzuleiten sind.

-    Für die Einreichung der Lastschriften bei Ihrer Hausbank gelten folgende Fristen:

Früheste Einreichung bei Erst‑ und Folgelastschriften=         14 Arbeitstage vor Fälligkeit

   Späteste Einreichung bei Erst-Lastschriften  =    6 Arbeitstage vor Fälligkeit

   Späteste Einreichung bei Folge-Lastschriften  =    3 Arbeitstage vor Fälligkeit

-    Widerspruchsfrist

Der Zahlungspflichtige hat die Möglichkeit, innerhalb von 8 Wochen nach Kontobelastung der SEPA-Lastschrift zu widersprechen (Rücklastschrift).

-    Beim Einzug ohne gültiges SEPA-Mandat kann der Zahlungspflichtige innerhalb von 13 Monaten nach Belastung verlangen, dass der Belastungsbetrag erstattet wird.

Was muss Ihr Verein für die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren tun?

●   Prüfung der technischen Voraussetzungen und Anpassung oder Auswahl der Vereins-verwaltungs-Software

●   Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer

●   Aufnahme von IBAN und BIC in den Vereins-Vordrucken (Briefbögen, Aufnahmeanträgen, Rechnungen, etc.)

●   Aktualisierung der Vereinbarungen zum Lastschriftinkasso, zum Online-Verfahren und dessen Freischaltung

●   Festlegung der Struktur der Mandatsreferenz; z.B. der Mitgliedsnummer

●   Prüfung der Vollständigkeit der vorhanden Einzugsermächtigungen

●   Information an die Mitglieder über die sog. Umdeutung der bestehenden Einzugs­ermächtigungen und künftig ausschließlich SEPA-Lastschriftmandate verwenden

●   Sicherstellen, dass die Lastschriften rechtzeitig unter Einhaltung der bestehenden Fristen an die Hausbank weitergeleitet werden

●   Sicherstellen, dass die Original-SEPA-Lastschriftmandate archiviert werden

 

Das SEPA-Lastschriftverfahren erfordert daher für die Mitgliedsvereine eine Vielzahl von Vorarbeiten, die bis zum Einführungszeitpunkt am 1.2.2014 erledigt sein müssen.

Nutzen Sie die noch verbleibende Zeit, um sicherzustellen, dass auch künftig ein reibungsloser Beitragseinzug gewährleistet ist.

 

Bei evtl. Fragen hilft Ihnen sicher der Kundenberater Ihrer Bank.